Atualmente, é imprescindível contar com boas ferramentas de backup, uma vez que os documentos se apresentam cada vez mais na forma virtual. O empresariado de um modo geral está cada vez mais preocupado com a continuidade de seus negócios em caso de perda de dados. Dependendo do ramo atuação, perder dados pode ser fatal. Daí a importância de estabelecer uma rotina de back-up com equipamentos e programas adequados.

Saiba porque manter um Backup de seus arquivos é importante:

BACKUP (cópia de segurança) dos seus dados é um procedimento indispensável para o funcionamento do seu sistema de computadores. Talvez você nunca precise utilizá-los, porém é melhor prevenir. Este artigo tem como objetivo esclarecer sua importância.

O backup é a única forma de recuperar informações em caso de pane (tanto por parte do hardware quanto dos softwares). Você pode não perceber, mas certamente possui várias informações importantes armazenadas em seus computadores: arquivos de dados, fotos, imagens, planilhas, textos, etc.

Computadores e programas podem parar de uma hora para outra, impedindo acesso às informações. Você nunca sabe quando isso irá acontecer, portanto é importante manter o backup sempre atualizado.
PROBLEMAS

a) Problemas técnicos
Tanto os equipamentos (computadores, no-breaks, hubs, placas, monitores, cabos de rede, etc) quanto os programas neles instalados podem apresentar problemas técnicos.
O primeiro item que nos vem a memória é o computador servidor, pois nele estão todas as principais informações. Porém esse não é o único componente que devemos prevenir. Os hubs (componente que interliga vários computadores) também pode parar e nesse caso perdemos a comunicação com o servidor.
Já na parte de software, podemos ter problemas, por exemplo, ao instalar (ou atualizar) um programa. Em algumas ocasiões um programa pode interferir nos dados do outro, causando incompatibilidade entre as versões.

b) Vírus
Com o crescimento da internet, a propagação de vírus aumentou surpreendentemente. Vírus podem chegar aos computadores através de e-mails, disquetes, cds, dvds, etc.
Mensagens recebidas (e-mail) de amigos, grandes empresas ou de desconhecidos podem conter vírus. Na maioria das vezes nem mesmo o transmissor sabe que está infectado com a praga.
Se tratando de mídia (disquetes, cds, etc), vírus estão presentes principalmente em fontes não confiáveis (programas pirateados, etc).
Como dica para prevenir infecções, mantenha um anti-vírus instalado e atualizado em todos os computadores da sua rede.

c) Arquivos danificados
Vírus podem danificar seus arquivos sem que você perceba. Falhas temporárias em equipamentos e programas também causam o mesmo problema.
Algumas vezes isso pode acontecer com um arquivo (ou parte dele) que você pouco utiliza e só irá perceber que está danificado depois de muito tempo.
Para solucionar este problema, guarde definitivamente a última cópia realizada de cada mês.

d) Extravio, Roubo, Incêndio, Enchentes
Nestes casos você poderá perder todos os equipamentos (incluindo os backups) e ficar a ver navios.
Sempre mantenha duas cópias do seu backup (uma no próprio estabelecimento e outra em casa, banco, etc). Eu sugeri duas, mas se você quiser manter três, quatro, cinco cópias de backup não irá lhe fazer mal. Quanto mais melhor.